Bokslutet ska upprättas inom fyra månader efter räkenskapsperiodens slut. Styrelsen under den innevarande räkenskapsperioden (enligt datumet för undertecknandet) ansvarar för undertecknandet även om den föregående styrelsen helt skulle ha ansvarat för att upprätta bokslutet. Kom i god tid överens om vem som upprättar bokslutet. I det flesta fall är det enklast om den styrelse som ansvarat för ärendena under räkenskapsperioden upprättar bokslutet. Den nuvarande styrelsen (under den innevarande räkneskapsperioden) bör dock känna till att bokslutet upprättats. Det kan uppstå en riktigt obehaglig situation om den nuvarande förvaltningen flera månader efter räkenskapsperiodens slut överraskande blir tvungen att upprätta bokslutet eller korrigera det.

Bokslutet innehåller oftast åtminstone en resultaträkning, en balansräkning med specifikationer samt de bilagor som behövs. Föreningens stadgar kan förplikta föreningen att göra upp en årsberättelse. En ordinarie ekonomisk verksamhetsberättelse är obligatorisk om föreningen är revisionsskyldig och dess verksamhet ekonomiskt betydande. Det finns också skäl att göra upp en årsberättelse som beskriver verksamheten även om föreningens stadgar inte kräver det. Årsberättelsen är en utmärkt historisk källa när det gäller föreningens verksamhet och är också till hjälp i arbetet med verksamhetsplanen. Dessutom kan medlemmarna genom årsberättelserna ta reda på mer om de tidigare årens verksamhet. Det är svårt att komma på någon bra orsak till att inte göra upp någon årsberättelse.

En traditionell årsberättelse innehåller oftast en beskrivning av föreningens ordinarie verksamhet under verksamhetsperioden. Vanligen finns det anledning att i årsberättelsen utöver verksamheten utanför verksamhetsplanen gå igenom t.ex. verksamhetsplanens utfall i respektive delområde. Det finns också skäl att presentera de administrativa och ekonomiska arrangemangen och annat bakgrundsarbete som är viktigt för verksamheten under den gångna verksamhetsperioden. Kom ihåg att årsberättelsen får och ska avspegla föreningens verksamhet. Det är alltså bra att bifoga t.ex. en lista över evenemang och bilder av verksamheten.

Observera att verksamhetsberättelse och årsberättelse ofta behandlas som synonymer t.ex. i föreningens stadgar. Om föreningens ekonomiska verksamhet emellertid enligt bokföringslagen kräver en lagstadgad ekonomisk verksamhetsberättelse ska innehållet i den också uppfylla bokföringslagens krav.

Bokslutet

• Se till att debet och kredit stämmer överens i bokföringen. Då märker du genast om det finns misstag eller brister i bokföringskontona.
• Gå vid behov igenom varje notering och säkerställ att saldot på bankkontot stämmer. Om föreningen har en kontantkassa ska du också se till att den stämmer överens med de kontanthändelser som bokförts efter den ingående balansen. Ofta stämmer kontantkassan inte, så det är viktigt med en kontinuerlig bokföring och vid behov avstämning.
• Kontrollera vid behov att summorna bokförts rätt och jämför noteringarna med kontohändelser och kontantkvitton.
• Bokför leverantörsskulderna och de passiva resultatregleringarna. Leverantörsskulder: fakturan har kommit och hör till det föregående året, men har betalats först följande år. Passiva resultatregleringar: fakturan har kommit först följande år, men gäller en kostnad under det föregående året.
• Bokför intäkterna. Medlemsavgiftsintäkter: medlemsavgiften för föregående år har fåtts i januari följande år. Försäljningsfordringar: föreningen har skickat en faktura t.ex. för annonsförsäljning till en tidning som utkommit under faktureringsåret, men fått betalningen först följande år. Aktiva resultatregleringar: Föreningen har betalat en utgift som hör till följande år redan föregående år (t.ex. hyran för januari eller förhandsansaffningar för ett evenemang i början av året).
• Mer info om föreningens ekonomi och bokföring finns här.

Avskrivningar och lager

Föreningarna ska vid behov göra avskrivningar enligt bokföringslagen för tillgångsslag i balansräkningen. Sådana tillgångar består vanligtvis av inventarier, apparater eller dyr programvara. På t.ex. maskiner och inventarier görs restvärdesavskrivningar till ett värde av 25 procent årligen. På programvara görs vanligen årliga fasta avskrivningar under 3–5 år. Till exempel för en programvara som kostar 3 000 euro kan man göra fasta avskrivningar för 1 000 euro per år under tre år. Som maskiner och inventarier räknas föremål som ger föreningen intäkter i minst tre år. Bärbara datorer och mobiltelefoner kan alltså direkt bokföras som kostnader.

Om föreningen säljer produkter ska de inventeras, alltså räknas, vid tidpunkten för bokslutet. Lagervärdet, som framgår av föreningens balansräkning, ska korrigeras i bokslutet så att det motsvarar värdet på det inventerade antalet produkter. Lagrets värde bygger alltid på produkternas anskaffningspris och aldrig på det pris till vilket föreningen säljer dem. Om föreningen t.ex. säljer sin historik som tryckts i 300 exemplar till anskaffningspriset 12€/st. och 250 exemplar återstår är lagrets värde 12€*250. Vid behov kan man göra ett inköpsprisantagande om den fasta egendom som bokförs t.ex. om föreningen har fått en värdefull donation.

Verksamhetsgranskning

Verksamhetsgranskningen är obligatorisk för föreningen om den inte genomgår en revision.

Bokslutet tillsammans med alla handlingar som behövs ska vanligen lämnas till verksamhetsgranskarna senast en månad före föreningsmötet, som fattar beslut om att fastställa bokslutet. Verksamhetsgranskarna ska till styrelsen lämna ett skriftligt utlåtande vanligen senast två veckor före föreningsmötet. Kontrollera tidsschemat i föreningens egna stadgar.

Handlingar som behövs är vanligen protokollen från styrelsens och föreningens möten, bankkontoutdrag, kvitton, bokföring, bokslut och verksamhetsberättelse samt andra bilagor som är av betydelse för verksamheten. Med hjälp av dessa får verksamhetsgranskaren en tillräckligt bra bild av föreningens ekonomi och förvaltning. Verksamhetsgranskaren ska alltså ges riktiga och tillräckliga uppgifter för granskningen, och styrelsen är skyldig att bistå i detta. Verksamhetsgranskaren får alltså vid behov be om tilläggsuppgifter och styrelsen ska så gott den kan besvara begärandena.

Verksamhetsgranskaren

Verksamhetsgranskaren kan vara en lekman men får inte vara jävig eller oförmögen att sköta sin uppgift: ”Verksamhetsgranskaren ska ha den ekonomiska och juridiska sakkunskap som med hänsyn till föreningens verksamhet behövs för uppgiften”. Verksamhetsgranskaren kan inte vara en sammanslutning. (38 a § i föreningslagen)

Det är viktigt för verksamhetsgranskaren och hela föreningen att verksamhetsgranskaren faktiskt är förmögen att sköta sin uppgift! Det lönar sig inte att välja en person bara på den grunden att hen har varit aktiv i föreningen några år tidigare. Det är viktigare att personen har goda kunskaper om förvaltningen och ekonomin i en förening. Sök alltså en person med lång och mångsidig erfarenhet, gärna från olika typer av föreningar. Lyckligtvis finns det ofta rätt många sådana personer i studentgemenskapen.

Revision

En revisor krävs om två av följande villkor uppfyllts under den avslutade och omedelbart föregående räkneskapsperioden:

1) balansomslutningen överstiger 100 000 euro
2) omsättningen eller motsvarande avkastning överstiger 200 000 euro
3) antalet anställda överstiger i medeltal tre (Revisionslagen)

Revisorn får inte vara en lekman. Bokslutet och bokföringsmaterialet ska enligt revisionslagen alltid lämnas till revisorn senast en månad före föreningsmötet, och revisorn ska lämna revisionsberättelsen till styrelsen senast två veckor före föreningsmötet.

Också andra föreningar kan låta göra en revision, men i små föreningar är det onödigt och dyrt.

Ansvarsfrihet

Föreningsmötet beslutar om styrelsen och övriga redovisnings- och ansvarsskyldiga ska beviljas ansvarsfrihet för den föregående räkenskapsperioden. Detta innebär att föreningen anser att verksamheten under det året skötts enligt lag och föreningens beslut. Om det i efterhand framkommer något som hade ändrat bedömningen kan man ta upp ärendet igen, men i regel är ansvarsfriheten permanent. Ansvarsfriheten påverkar inte det straffrättsliga ansvaret.