• Godkänner budgeten
• Fastställer bokslutet
• Säljer, anskaffar och intecknar tillgångsposter och fastigheter
• Beviljar de redovisningsskyldiga ansvarsfrihet

• Föreningens bokföring är lagenlig
• Medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt
• Ansvar för hela ekonomin i fråga om verksamheten och övergripande ansvar för beslutsfattandet
• Aktsamhetsplikt, initiativskyldighet, skadeståndsskyldighet

• Sköter vanligen ekonomin i praktiken
• Det övergripande ansvaret för beslutsfattandet kan i hög grad delegeras till kassören. Kontrollera ekonomireglementet e.d. för din egen förening om sådana delegeringar godkänts på styrelsens eller föreningens möten
• Aktsamhetsplikt, skadeståndsskyldighet

• Omsorgsfullt anteckna ekonomiska beslut i mötesprotokollen

• Aktsamhetsplikt, anmärkningsskyldighet vid försummelser och förseelser, skadeståndsskyldighet

Styrelsen ska omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag samt föreningens stadgar och beslut samt se till att bokföringen är lagenlig och att föreningens ekonomi är ordnad på ett tillförlitligt sätt.

Kassören ska ansvarsfullt och omsorgsfullt sköta de uppgifter som anvisats hen i enlighet med lag samt föreningens stadgar och beslut och styrelsens beslut.

Verksamhetsgranskaren och revisorn ska omsorgsfullt, objektivt och kritiskt utföra sin granskningsuppgift med hänsyn till föreningens medlemmar och allmänintresset (t.ex. lagenligheten).

En styrelsemedlem ska föra fram till exempel eventuella missförhållanden i styrelsens och/eller föreningens verksamhet och påpeka om ett beslut eller en åtgärd strider mot lag eller föreningens syfte eller på något annat sätt inte ligger i föreningens och verksamhetens intresse.

Styrelsemedlemmarna, föreningens funktionärer och verksamhetsgranskare är skyldiga att ersätta skada som de i sitt uppdrag har orsakat föreningen uppsåtligen eller av vårdslöshet. Detta gäller även skada som orsakats en medlem eller någon annan genom brott mot föreningslagen eller föreningens stadgar. Försummelse av uppgifter som hör till styrelseuppdraget kan också leda till skadeståndsansvar.

En revisor är skyldig att ersätta en skada som revisorn uppsåtligen eller av vårdslöshet har orsakat den bokföringsskyldiga, i detta fall den registrerade föreningen, vid utförandet av revisionen. Detta gäller även en skada som orsakats en medlem eller någon annan person genom överträdelse av bokföringslagen, föreningslagen eller föreningens stadgar. Revisorn är också ansvarig för skador som hens biträde orsakat uppsåtligen eller av vårdslöshet.

Om en revisionssammanslutning är revisor, svarar sammanslutningen och den som bär det huvudsakliga ansvaret för utförandet av revisionen för skadan.

Om föreningen orsakats skada eller lagar eller stadgar brutits ska det anges i revisionsberättelsen. Verksamhetsgranskaren eller revisorn ska för styrelsen påpeka eventuella mindre fel t.ex. i bokföringen så att dessa kan korrigeras.

Fullgörandet av föreningens stadgeenliga syfte och den stadgeenliga verksamheten ska synas i den ordinarie verksamheten. De bokföringskonton som har sitt ursprung i stadgarna specificeras enligt verksamhetsområde (t.ex. motionsverksamhet, tävlingsidrott eller seminarier och kvällsprogram).

Den ekonomiska verksamhet som föreningen bedriver för att stödja sin ordinarie verksamhet (m.a.o. för att täcka utgifterna) ska synas i tillförda medel. Exempel på detta är medlemsavgifter, insamlingar, lotterier, donationer och understöd.

Observera att gränsen mellan tillförda medel och ordinarie verksamhet kan vara flytande om verksamhet som har en omedelbar koppling till uppnåendet av föreningens syfte definieras som stöd för verksamheten. Det är viktigt att eftersträva enhetlighet i bokföringen för de olika åren. Vid behov kan man också medvetet göra noteringar som avviker från tidigare år om man motiverar beslutet.

Affärsverksamheten (dvs. sådan näringsverksamhet eller annat motsvarande som nämns i stadgarna) kan utgöra ordinarie verksamhet eller investerings- och finansieringsverksamhet. Det gäller att reda ut noteringarna för respektive förening och fall. Med affärsverksamhet avses i regel verksamhet som skattemyndigheten definierat som skattepliktig näringsverksamhet. Detta berör sällan ekonomiskt sett små allmännyttiga föreningar.

Budgeten är en plan för föreningens ekonomi och godkänns av föreningsmötet för den räkenskapsperiod som motsvarar budgeten i enlighet med föreningens stadgar t.ex. på vår- eller höstmötet. Det finns skäl att i budgeten också ange resultatet från föregående räkenskapsperiod i en egen kolumn som jämförelse.

Budgeten ska vara jämförbar med de övriga bokföringsdokumenten, dvs. budgeten får inte t.ex. göras upp på ett sätt som inte alls motsvarar den föregående räkenskapsperiodens resultaträkningsschema. En bra tumregel är däremot att börja budgetberedningen på samma mall som resultaträkningen.

Bokföringsverifikationer är bevis på transaktioner i föreningens penningrörelse, t.ex. kvitton eller fakturor. Av en verifikation ska det tydligt och entydigt framgå åtminstone vilken affärstransaktion och med vem det är fråga om, samt tidpunkten och beloppet.

Vid kortbetalningar gäller det att säkerställa att kvittot innehåller alla uppgifter som krävs, och inte enbart försäljarens namn och inköpens belopp. Om endast dessa två uppgifter finns på kvittot duger det inte som verifikation i bokföringen. När det gäller fakturor med flera sidor ska alla sidor sparas.

Verifikationer kan emellertid kompletteras och det är också ibland nödvändigt. Exempelvis på en blankett för kostnadsersättningar bör man kräva att det exakta användningsändamålet anges. Om bokföringen innehåller ett kvitto över att någon köpt kaffe och bulle säger det ännu inget om varför inköpet gjorts i anslutning till föreningens verksamhet. Om man däremot tejpar kvittot på ett papper där man skriver att utgiften gäller servering på ett föreningsmöte anger man ändamålet för anskaffningen och förmedlar också informationen till Verksamhetsgranskaren.

Observera att kvitton från termoskrivare bleknar och därför inte duger för bokföringen. Sådana kvitton ska kopieras eller också ska man be om en hållbar kvittokopia. Verifikationerna kan vara i pappersform eller elektronisk form, men se till att de är tillräckligt hållbara.

Dagboken uppfattas ofta som den egentliga bokföringen. Den innehåller alltså alla enskilda bokföringstransaktioner ordnade enligt verifikationsnummer, dvs. vanligen också i kronologisk ordning. I dagboken kan du kontrollera t.ex. vilka enskilda utgifter som bokförts på midsommaren eller den sista dagen i augusti.

Huvudboken är i praktiken en lista där bokföringstransaktionerna ordnats enligt bokföringskonto. I huvudboken kan man alltså t.ex. kontrollera alla transaktioner som bokförts på medlemsavgiftskontot i form av en lista. I mindre föreningar med få inkomst- och utgiftstransaktioner används inte nödvändigtvis någon huvudbok, eftersom transaktionerna enkelt kan hittas i dagboken. Om transaktionerna är många är huvudboken ett behändigt sätt att följa transaktionerna på ett enskilt bokföringskonto.

Resultaträkningen beskriver både inkomsterna och utgifterna för en viss period specificerade enligt bokföringskonto. Resultaträkningen innehåller också (räkenskaps)periodens resultat, dvs. vinst eller förlust. Ofta ger resultaträkningen ensam mitt under året inte rätt bild av föreningens ekonomi och utsikterna för den, om vissa kända utgifter och inkomster ännu inte bokförts. Det lönar sig att beakta det här i uppföljningen av ekonomin. Föreningen kan t.ex. redan ha spenderat mycket pengar på förhand för att ordna ett stort evenemang, medan inkomsterna uppstår först på själva evenemangsdagen.

Balansräkningsschemat är indelat i aktiva och passiva. Balansräkningens aktiva och passiva ska stämma överens, dvs. vara 1:1 lika stora.

Aktiva delas in i bestående och rörliga aktiva.

Bestående aktiva: Ger stadigvarande inkomster under flera år, t.ex. maskiner och inventarier. Från dessa görs vid behov periodiserade avskrivningar.

Rörliga aktiva: Poster/pengar som lätt kan omvandlas till kontanter, dvs. t.ex. lager, försäljningsfordringar (medlemsavgiftsfordringar), kontantkassa och bankkonton.

Passiva delas in i eget kapital och främmande kapital

Eget kapital: Överskottet från föregående räkenskapsperioder. Om föreningen har gått med förlust måste styrelsen vidta åtgärder.

Främmande kapital: långfristiga lån (> 1 år till förfallodagen), alla skulder (inkl. leverantörsskulder, resultatregleringar).

Föreningens bokslut inbegriper åtminstone resultaträkningen och balansräkningen. Stadgarna kan också föreskriva att t.ex. en årsberättelse ska skrivas, och i allmänhet görs den då i samband med bokslutet.

Enligt bokföringslagen ska bokslutet upprättas inom fyra månader efter räkenskapsperiodens slut. Bokslutet är inte offentligt om det inte registreras i handelsregistret (endast mycket stora föreningar) eller om inte föreningen själv offentliggör det.

Läs mer om bokslutet här.

Dessa åtgärder ger allmänna riktlinjer om vad största delen av föreningarna ska göra helst redan under räkenskapsperiodens första månad. Bokslutet ska upprättas inom fyra månader efter räkenskapsperiodens slut. Ordningsföljden är inte kronologiskt absolut utan snarare än lista över viktiga åtgärder som särskilt kassören men vid behov också hela styrelsen ska vara medvetna om.

1) Läs och behärska särskilt föreningens kontoplan.

2) Kom igång med bokföringsrutinen så snabbt som möjligt.

3) Överför på styrelsens beslut till de nya funktionärerna rätten att använda föreningens bankkonton och andra eventuella rättigheter som specificeras i avtalet med banken, t.ex. nätbankskoder och bank- eller kreditkort.

4) Sköt praktiska ärenden med banken, bl.a. överföringen av kontorättigheterna. Kräver oftast ett besök på banken med ett protokollutdrag och en underskrift av dem som får teckna föreningens namn, eller elektronisk autentisering. Kom alltså också ihåg att ändra namntecknarna hos Patent- och registerstyrelsen.

5) Red ut för dig själv vad föreningens likvida tillgångar, dvs. bankkonton och kassor, består av. Det gäller att tänka på att alla pengar på ett konto inte nödvändigtvis kan användas fritt, utan att en del av dem kan vara bundna t.ex. av ett tidigare beslut. Sådana beslut kan t.ex. vara föreningens eget beslut att spara medel för årsfesten eller ett beslut att ett projektunderstöd ska användas för understödsändamålet senast ett visst datum eller återbetalas.

6) Lär dig med tiden föreningens bokföringsverktyg, t.ex. Tilitin, Procountor eller Excel.

7) Red ut för dig själv balansräkningens tillgångar, t.ex. vad lagret består av och hur t.ex. föreningsprodukternas lagervärde förhåller sig till deras potentiella försäljningsvärde.

8) Bokslutet ska upprättas och undertecknas inom fyra månader, så det gäller att komma överens om vem som gör det – den gamla eller den nya förvaltningen. Oftast är det den gamla förvaltningen som i praktiken upprättar bokslutet i en studentförening, i huvudsak den tidigare kassören och ordföranden. Den styrelse som är beslutför vid respektive tidpunkt undertecknar bokslutet även om det gäller en räkenskapsperiod då denna styrelse inte varit ansvarig för ekonomin.

9) Be era företrädare om hjälp vid behov och tveka inte att vända er också till studentkåren.

Håll bokföringen aktuell månatligen – vid behov oftare beroende på verksamhetens omfattning. Viktigast är att rutinen inte betydligt släpar efter kontotransaktionerna, ge alltså inte avkall på rutinen så att bokföringen blir sporadisk. Oftast leder det till att materialet hopar sig och bokföringen blir arbetsdrygare. Ett bra sätt att underlätta bokföringen är att alltid göra kontantnoteringarna direkt. Jämfört med kontotransaktioner kan det vara arbetsamt att reda ut dem i efterhand.

Kom ihåg att fakturera föreningens fordringar varje månad och föra bok/lista över faktureringarna. Då behöver du inte senare undra om du överhuvudtaget fakturerat eller om en betalningspåminnelse skickats efter förfallodagen. Det lönar sig att snabbt driva in försenade betalningar. Det gäller också att se till att föreningens egna betalningar inte försenas.

Helst ska hela styrelsen ungefär en gång i månaden följa upp skötseln av ekonomin. Enskilda bokföringstransaktioner behöver inte alltid gås igenom – kom ihåg att mötena ska vara meningsfulla – men det är bra att åtminstone gå igenom räkenskapsperiodens aktuella resultaträkning presenterad av kassören. Särskilt i samband med anskaffningar är det bra att följa upp hur balansräkningen utvecklas. Kassören kan på mötet redogöra för eventuella avvikelser i resultaträkningen eller tillgångarnas utveckling. Rapporteringen ställer inte några omöjliga krav eftersom resultaträkningen och balansräkningen oftast går att exportera direkt från bokföringsprogrammet eller från en välgjord tabellmall. Kom alltid ihåg att jämföra resultaträkningen med budgeten. Se till att ni iakttar budgeten och gör vid behov upp ett förslag till tilläggsbudget för föreningsmötet (eventuellt ett extra sådant). Det finns alltid skäl att göra upp en tilläggsbudget om kostnaderna förändras avsevärt – särskilt när det gäller överskridningar.

Det lönar sig att börja planera budgeten i början av hösten. I budgetplaneringen är det ytterst viktigt att beakta verksamhetsplanens inverkan på budgeten. Överväg alltså om något av det följande årets projekt kräver särskilda ekonomiska satsningar. I budgetplaneringen är det bra att jämföra budgeten med det innevarande årets aktuella resultaträkning och fundera på vad som tillkommer under det följande året. Fundera på vad som borde göras annorlunda och vad som ska göras med eventuella överskott eller hur ni ska anpassa er vid eventuella underskott.

Säkerställ före utgången av räkenskapsperioden att allt har fakturerats och att de sista kostnadsersättningarna och fakturorna betalas inom räkenskapsperioden. Det är bra att vid behov komplettera räkenskapsperioden. Bokför aktiva och passiva resultatregleringar samt skulder och fordringar. Förbered överföringen av rättigheter till de nya funktionärerna och ge dem en introduktion i arbetet.

Observera att avsättningar i bokslutet kan göras endast av beskattningsrelaterade orsaker. En allmännyttig förening kan göra en frivillig avsättning endast i den omfattning som den påverkar den skattepliktiga näringsinkomsten (Bokföringsnämnden).