En förening ska ha en styrelse med minst tre medlemmar.

Styrelsen ska omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag samt föreningens stadgar och beslut. Styrelsen ska se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på ett tillförlitligt sätt.

Styrelsen representerar föreningen.

Styrelsen bevakar medlemmarnas intressen och fullföljer föreningens syfte, som anges i stadgarna.

Styrelsen är skyldig att genomföra verksamhetsplanen och budgeten och föreningsmötets övriga beslut. Styrelsen har ingen allmän behörighet i föreningens angelägenheter. Föreningens högsta beslutande organ är föreningsmötet, om den inte enligt stadgarna har ett fullmäktige.
Styrelsen är föreningens lagliga företrädare och ska ordna föreningens verksamhet och ekonomi på ett korrekt sätt, dvs. bereda budgeten, besluta om hur medlen utnyttjas (kom ihåg att besluten ska fattas på styrelsens möten och antecknas i protokollet), sköta bokföringen och underteckna bokslutet.

Styrelsen ansvarar för att planera, organisera och rapportera om verksamheten och ska därför göra upp en verksamhetsplan (inte kopiera fjolårets!), dela ansvaret för föreningens verksamhet och göra upp en årsberättelse. Vi rekommenderar att ni gör upp en årsberättelse även om föreningens stadgar inte föreskriver det. Det är ofta viktigt för kontinuiteten att sammanfatta året.
Styrelsen ska verkställa föreningsmötets beslut. Om genomförandet delegerats till exempel till en kommitté har styrelsen tillsynsansvaret över verkställigheten.

Styrelsen ansvarar för allt beslutsfattande som föreskrivs i stadgarna, arbetsordningar, reglementen o.d. eventuella dokument som styr föreningens verksamhet.

Om inte något annat föreskrivs i föreningens stadgar ansvarar styrelsen för godkännande och uteslutning av medlemmar. Styrelsen ska alltså känna till de exakta villkoren för medlemskap och beakta dem i behandlingen av varje ansökan om medlemskap. Alla beslut som gäller medlemskap ska tydligt antecknas i mötesprotokollet. Styrelsen behöver inte motivera ett avslag på en medlemsansökan för den sökande.

Styrelsen ska föra en förteckning över föreningens medlemmar. I förteckningen ska införas varje medlems fullständiga namn och hemort (11 § i föreningslagen). Dessutom ska föreningarna inom AUS känna till hur många av föreningens medlemmar som också hör till AUS. Det finns alltså skäl att anteckna uppgiften om AUS-medlemskap i medlemsförteckningen. Medlemsförteckningen ska hållas uppdaterad till exempel med hjälp av ett formulär för uppdatering av kontaktuppgifter som årligen skickas till medlemmarna via e-postlistor.

Styrelsen eller dess medlemmar ska dessutom

• teckna föreningens namn (kontrollera i föreningens stadgar!)
• sköta anmälningar till PRS föreningsregister
• vid behov sköta andra anmälningar och deklarationer, till exempel till handelsregistret, skatteförvaltningen, samarbetsparterna, AUS
• ingå avtal och företa rättshandlingar
• övervaka att lagar och stadgar iakttas
• sköta andra uppgifter som särskilt föreskrivs i stadgarna (till exempel grunda kommitté X)

Om rätten att teckna föreningens namn enligt stadgarna kan delegeras ska ett sådant beslut alltid antecknas  i protokollet.

fatta beslut som ska fattas vid föreningsmötet (23 § i föreningslagen, se också föreningens stadgar), dvs.

• ändring av föreningens stadgar
• överlåtelse eller inteckning av fastighet
• överlåtelse av annan egendom som är betydande med hänsyn till föreningens verksamhet, om inte stadgarna bestämmer att styrelsen kan besluta om försäljning, byte och inteckning av föreningens egendom
• omröstnings- och valordning
• val eller avsättning av styrelsen eller styrelsemedlemmar (gäller också komplettering av styrelsen!)
• val eller avsättning av revisorer eller verksamhetsgranskare
• fastställande av bokslutet
• beviljande av ansvarsfrihet
• upplösning av föreningen

Kom ihåg att ni aldrig kan avvika från stadgarnas bestämmelser på beslut av föreningsmötet eller styrelsen.

Styrelsemedlemmarna har följande ansvar:

• Parlamentariskt ansvar
  • Åtnjuta föreningens förtroende
  • Styrelsen eller en styrelsemedlem kan avsättas på grund av förtroendebrist
  • Beslutet om avsättning fattas av samma organ som valt styrelsen, dvs. vanligen föreningsmötet (kan också vara till exempel fullmäktigemötet)
• Moraliskt ansvar
  • Främja och fullfölja föreningens intressen och syfte
  • Egna mål och intressen får inte påverka om de står i strid med föreningens mål (jäv)
  • Informationsansvar
  • Sätta sig in i stadgarna och reglementena
• Straffrättsligt ansvar
  • Kränkning av skyddet för föreningens egendom
  • Kränkning av föreningens övriga rättigheter
  • Vållande av skada för föreningen på grund av försummelse av uppgifter
• Civilrättsligt ansvar (39 § i föreningslagen)
  • Styrelsemedlemmarna, föreningens funktionärer och verksamhetsgranskare är skyldiga att ersätta skada som de i sitt uppdrag har orsakat föreningen uppsåtligen eller av oaktsamhet

Styrelsemedlemmarnas ansvar i beslutsfattandet och verksamheten: aktsamhetsplikt, initiativskyldighet, närvaroskyldighet, yttrandeskyldighet, ersättningsskyldighet. Se också ekonomiskt ansvar.

Styrelsens och styrelsemedlemmarnas ansvar gentemot föreningen gäller till exempel om de orsakar föreningen ekonomisk skada. Skadan kan uppstå i arbete, så att man kunde förmoda att den person som sköter uppgiften i fråga bär ansvaret. Men styrelsen har gemensamt ett omfattande ansvar. Särskilt därför gäller det att komma ihåg att skadan kan vållas av oaktsamhet eller uppsåtligen, alltså att den kan vara bero på vårdslöshet eller vara medvetet orsakad. Ansvar kan uppstå till exempel om en person tagit på sig en uppgift utan förutsättningar att klara av den, underlåter att betala skatter eller andra avgifter eller vidtar åtgärder som inte budgeterats. Vanligen räcker det med att vara omsorgsfull och sätta sig in i ärendena för att undvika sådana situationer. Styrelsens och styrelsemedlemmarnas ansvar gentemot utomstående är i hög grad samma som inom föreningen. Vanligen måste talan väckas för att styrelsen ska bli ersättningsskyldig.

Om det inte finns någon skada att ersätta, om skadan inte var uppsåtlig eller inte orsakades av oaktsamhet uppstår inget ansvar. Det samma gäller om en avvikande mening antecknats i protokollet, om en styrelsemedlem varit frånvarande på grund av jäv eller om uppgiften tydligt anvisats någon annan än styrelsen. När styrelsen beviljas ansvarsfrihet har den inte längre något ansvar, till exempel straffrättsligt ansvar, gentemot föreningen.

Föreningens och styrelsens verksamhet berörs alltid av åtminstone de fyra första nedan i tillämpliga delar och av resten beroende på föreningens verksamhet. Verksamheten kan också styras av andra föreskrifter till exempel i fråga om stipendier.

1. Grundlagen
2. Föreningslagen
3. Bokföringslagen, revisionslagen och andra lagar och förordningar
4. Föreningens stadgar
5. Omröstnings- och valordningen
6. Valreglementet
7. Arbetsordningen
8. Verksamhetsreglementet
9. Ekonomireglementet
10. Anvisningarna om tjänstetecken

Namn (obligatoriskt)

• Används i officiella sammanhang och ska därför skilja sig från andra sammanslutningars.

Hemort (obligatoriskt)

• Den huvudsakliga verksamhetsorten, dvs. den kommun där föreningsmötena ordnas. I annat fall ska medlemmarnas möjligheter att delta i mötena säkerställas.

Språk

• Finska eller svenska som standard (tvåspråkighet kan anges)
• Endast finska, svenska eller bägge kan vara officiella förvaltningsspråk, men i själva verksamheten kan också andra språk användas.
• Föreningens officiella språk är det eller de språk på vilka föreningens stadgar registrerats hos PRS.

Obligatoriskt

Föreningens ordinarie verksamhet ska motsvara syftet och verksamhetsformerna, dvs. fullfölja syftet i praktiken.

Föreningen kan också bedriva andra typer av verksamhet så länge den inte är mer omfattande än den ordinarie verksamheten eller strider mot den eller föreningens syfte. I fråga om ekonomin gäller det att vara noggrann.

Kan anges i stadgarna till exempel så här: ”För att stöda verksamheten kan föreningen äga för verksamheten nödvändig lös och fast egendom, ordna lotterier, basarer och insamlingar. Dessutom kan föreningen ta emot donationer och testamenterade medel.”

Om föreningen är allmännyttig och saknar vinstsyfte ska det framgå av syftet, verksamheten och stödet för den. Läs mer om allmännyttighet.

Vem som helst kan ansöka om medlemskap.

Om inget annat föreskrivs fattar styrelsen beslut om godkännande av medlemmar. Kriterier: medlemskapsvillkor i stadgarna, föreningens syfte.

Styrelsen behöver inte motivera ett avslag på en medlemsansökan för den sökande. Det råder negativ föreningsfrihet, dvs. ingen kan anslutas till en förening mot sin vilja, och på motsvarande sätt måste inte varje sökande godkännas som medlem.

En förening kan ha ANTINGEN

• En medlemskategori = alla medlemmar har rösträtt, samma rättigheter och skyldigheter

ELLER

• Flera medlemskategorier = rösträtten ska anges separat för varje kategori eller alla har rösträtt, medlemskategorierna har olika rättigheter och skyldigheter.

Medlemmarna inom samma kategori ska ha samma rättigheter och skyldigheter. Alla medlemmar i en kategori är alltså likställda sinsemellan.

Medlemmarna flyttas inte automatiskt från en kategori till en annan om de enligt medlemsvillkoren borde höra till en annan kategori, och de kan inte flyttas från en kategori till en annan utan samtycke (negativ föreningsfrihet). Om villkoret för ordinarie medlemskap till exempel är att personen är studerande, och personen utexamineras, kan personen inte göras till alumnmedlem utan sitt samtycke. Personen kan dock uteslutas ur föreningen om medlemsvillkoren inte längre uppfylls.

Observera att minst 60 % av de röstberättigade medlemmarna i de föreningar som hör till den första förteckningen i AUS föreningsregister enligt AUS föreningsreglemente ska höra till AUS.

Obligatoriskt

Fastställs för stadgeenliga medlemskategorier (vanligen på föreningsmötet).

Betalningsskyldigheterna kan inte skilja sig åt inom en medlemskategori (jämlik behandling).

En medlem får när som helst utträda genom en skriftlig anmälan eller på föreningsmötet.

En förening kan utesluta en medlem på de grunder som anges i stadgarna. Föreningen har dock alltid rätt att utesluta en medlem som

1. har underlåtit att fullgöra de förpliktelser som han genom sitt inträde i föreningen har åtagit sig,
2. genom sitt beteende inom eller utom föreningen avsevärt har skadat denna, eller som
3. inte längre uppfyller de villkor för medlemskap som nämns i lag eller i föreningens stadgar. (14 § i föreningslagen)

Underlåtelse att betala medlemsavgift kan anges som uteslutningsgrund i stadgarna. Beslut om uteslutning av en medlem fattas av föreningsmötet, om inte något annat bestäms i stadgarna. Den medlem som utesluts har rätt att bli hörd om beslutet inte grundar sig på ett stadgeenligt skäl. Kom alltid ihåg likabehandlingsaspekten vid uteslutning.

Obligatoriskt

Av stadgarna ska det framgå när föreningens styrelse och verksamhetsgranskare väljs, när bokslutet fastställs och när beslut om ansvarsfrihet fattas. Föreningsmötena kan vara ett eller flera och där behandlas de obligatoriska ärendena. Det ska också framgå hur och inom vilken tidsperiod föreningsmötet ska sammankallas.

Extra föreningsmöten: Extra föreningsmöte ska hållas då föreningsmötet så beslutar eller styrelsen anser att det finns skäl därtill eller då minst en tiondedel av föreningens röstberättigade medlemmar kräver det för behandling av ett angivet ärende.” (20 § i föreningslagen)

Obligatoriskt

Antalet styrelsemedlemmar eller deras minsta och högsta antal samt mandatperioden ska anges i stadgarna.

• Minst tre personer: ordföranden obligatorisk, de andra väljs enligt stadgarna
• Särskilda bestämmelser kan utfärdas om beslutförheten (normalt minst hälften)
  • Den andel som krävs för beslutförhet anges som andel av antalet personer som valts in i styrelsen
• Om föreningen har ett årligt möte ska tiden mellan mötena anges som styrelsens mandatperiod

Styrelsens ordförande har rätt att teckna föreningens namn om inte något annat föreskrivs i stadgarna

I föreningens stadgar kan bestämmas att föreningens namn dessutom får tecknas av

1. en eller flera styrelsemedlemmar
2. någon annan person på grund av hans ställning, eller av
3. den som av styrelsen har fått en särskilt beviljad personlig rätt att teckna namnet (36 § i föreningslagen)

Obligatoriskt

Om föreningen inte har revisorer ska den ha verksamhetsgranskare, dvs.

• Minst en verksamhetsgranskare och en ersättare
  • En behändig formulering är till exempel: ”en eller två verksamhetsgranskare och dennes ersättare/deras ersättare eller en revisor eller två revisorer och dennes ersättare/deras ersättare” (PRS)

Obligatoriskt

Räkenskapsperioden ska bestämmas dd.mm–dd.mm.

Om styrelsens mandatperiod inte anges separat överensstämmer den med föreningens räkenskapsperiod.

Bokslutet med tillhörande handlingar ska lämnas till verksamhetsgranskarna senast en månad före det möte som fastställer bokslutet, och verksamhetsgranskarna ska ge styrelsen ett skriftligt utlåtande senast två veckor före detta möte. (Revisionslagen)

Ändring av stadgarna och upplösning av föreningen

Obligatoriskt

Beslut om ändring av stadgarna och upplösning av föreningen fattas alltid på föreningsmötet på det sätt som bestäms i stadgarna (åtminstone hur och inom vilken tid föreningsmötet ska sammankallas). För ett beslut krävs minst tre fjärdedelar av de avgivna rösterna (27 § i föreningslagen).

Obligatoriskt

Att upplösa sig betyder att föreningen frivilligt och av egen vilja avslutar sin verksamhet.

• Medlen ska användas på det sätt som stadgarna föreskriver som en del av likvidationsförfarandet vid upplösning.
• För beslutet krävs minst tre fjärdedelar av rösterna på föreningsmötet (Föreningslagen).

Föreningen kan förklaras upplöst av en myndighet.

• Medlen ska användas på det sätt som stadgarna föreskriver som en del av likvidationsförfarandet, eller om det är omöjligt eller strider mot lag eller god sed ska medlen förklaras förverkade till staten.