AYY:n yhdistysrekisteriin kuuluva yhdistys saa lukuisia yhdistyksille suunnattuja palveluja ja etuja. Osa palveluista on suunnattu vain ensimmäisen luettelon yhdistyksille. Lue lisää palveluista.

Jokaisen rekisteriin kuuluvan yhdistyksen on toimitettava vuosittain yhdistysilmoitus. Tämän perusteella tarkistetaan, että yhdistys on edelleen toiminnassa ja täyttää yhdistysohjesäännön asettamat vaatimukset. Mikäli yhdistys muuttaa sääntöjään, tulee sen ilmoittaa tästä välittömästi järjestöasiantuntijalle, joka tarkastaa, että rekisteriin kuulumiselle asetetut ehdot täyttyvät myös muutosten jälkeen.

Valtaosa AYY:n yhdistysrekisterin yhdistyksistä kuuluu ensimmäiseen luetteloon.

Päästäkseen ensimmäiseen luetteloon yhdistyksen on täytettävä seuraavat ehdot:

• yhdistyksellä on oltava vähintään seitsemän jäsentä
• yhdistyksen äänivaltaisista jäsenistä vähintään 60%, kuitenkin vähintään seitsemän (7), on oltava myös AYY:n jäseniä (tämä ei koske kuoroja tai orkestereja)
• Yhdistyksen säännöissä ei saa rajoittaa ylioppilaskunnan jäsenten mahdollisuutta liittyä yhdistyksen äänivaltaisiksi jäseniksi: AYY:n jäseniä ei saa syrjiä
• Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi sen varojen tulee siirtyä ylioppilaskunnalle, ylioppilaskunnan yhdistysrekisterin ensimmäisen luettelon yhdistykselle tai Teknologföreningen-osakunnalle, säätiölle tai rahastolle, jonka tarkoituksena on tukea Aalto-yhteisön tai sen jäsenten toimintaa.

Ehdoista voidaan poiketa edustajiston päätöksellä.

Yhdistysrekisterin ensimmäisessä luettelossa on lisäksi erityisasemayhdistyksiä.

Yhdistys voi saada erityisaseman, jos se

• täyttää ensimmäiseen luetteloon kuulumiselle asetetut vaatimukset
• edustaa kattavasti yhden tai useamman koulutusohjelman tai selkeän erityiskohderyhmän opiskelijoita
• ajaa heidän etujaan koulutusohjelmissa, laitoksilla, tiedekunnissa, yliopistolla ja ammatillisissa yhteyksissä
• pitää yhteyttä elinkeinoelämään ja muihin yhteiskunnan toimijoihin
• koordinoi toimintaansa muiden erityisasemayhdistysten ja ylioppilaskunnan kanssa
• vastaa omalta osaltaan opiskelijaryhmänsä uusien opiskelijoiden opastamisesta ja integraatiosta yliopistoyhteisöön yhdessä ylioppilaskunnan ja muiden erityisasemayhdistysten kanssa.
• edistää monipuolista ylioppilaskuntatoimintaa

Erityisasemaa täytyy erikseen hakea ja sen myöntämisestä päättää ylioppilaskunnan edustajisto. Erityisaemayhdistyksillä on myös tiettyjä vain niille rajattuja etuja.

Erityisasemaa hakeakseen yhdistyksen on toimitettava vapaamuotoinen hakemus sekä voimassa olevat sääntönsä. Hakemus liitteineen toimitetaan järjestösektorille, joka käy asiakirjat läpi. Järjestösektori pyytää tarvittaessa lisätietoja hakijalta, jotta hakemus voidaan käsitellä ylioppilaskunnan hallituksen kokouksessa. Hallitus esittää hakemuksen oman käsittelynsä jälkeen edustajistolle, joka päättää, myönnetäänkö erityisasemaan vai ei. Koska prosessi on monivaiheinen eikä erityisasemahakemuksia käsitellä sektorilla kiireellisinä, vie hakemuksen käsittely noin 1-3 kuukautta vuodenajasta ja edustajiston kokousrytmistä riippuen.

Lisätietoja hakuprosessista antaa järjestösektori.

Yhdistys voidaan hyväksyä yhdistysrekisterin toiseen luetteloon, mikäli sen toiminta on opiskelijatoimintaa ja sillä on vähintään seitsemän (7) AYY:n jäsentä jäsenenään. Toiseen luetteloon kuuluvat yhdistykset saavat mahdollisuuden sähköpostilistoihin ja Otax-palvelimen käyttöön sekä muita palveluita, jotka eivät ole rajattu ensimmäisen luettelon yhdistyksille tai erityisasemayhdistyksille. Toiseen luetteloon kuuluvilla yhdistyksillä ei siis esimerkiksi ole oikeutta hakea toiminta-avustuksia tai starttirahaa AYY:ltä.

AYY:n yhdistysrekisteriin kuuluva yhdistys on velvollinen ilmoittamaan sääntömuutoksista välittömästi järjestöasiantuntijalle. Näin varmistetaan, että yhdistys on sääntöjen muuttamisenkin jälkeen täyttää yhdistysohjesäännön (pdf) asettamat vaatimukset ja saa jatkossakin kuulua AYY:n yhdistysrekisteriin.

Yhdistyksen sääntöjen muuttaminen etenee seuraavalla tavalla:

• luodaan uudet säännöt
• lähetetään säännöt järjestöasiantuntijalle tarkistettavaksi ja kommentoitavaksi
• tehdään mahdolliset muutokset luonnokseen
• hyväksytään uudet säännöt yhdistyksen voimassa olevien sääntöjen mukaisesti
• ilmoitetaan sääntömuutoksesta PRH:lle (rekisteröidyt yhdistykset)
• ilmoitetaan järjestöasiantuntijalle, mikäli PRH vaatii sääntöihin vielä muutoksia
• ladataan hyväksytyt säännöt TAHLO-järjestelmään ja ilmoitetaan asiasta järjestöasiantuntijalle
• rekisteröidyn yhdistyksen uudet säännöt astuvat voimaan, kun PRH on ne hyväksynyt

Sääntöjä muuttaessa kannattaa käyttää apuna AYY:n mallisääntöjä (pdf). Säännöt kannattaa tarkistuttaa järjestöasiantuntijalla jo ennen ensimmäistä kokousta, jossa ne on tarkoitus hyväksyä. Järjestöasiantuntija osaa neuvoa useissa sääntöteknisissä seikoissa ja auttaa yhdistystä luomaan säännöt, joihin ei jää aukkoja tai epäjohdonmukaisuuksia. Jos säännöt on muutettu ennen AYY:llä käyttämistä ja AYY ehdottaa muutoksia, yhdistykselle aiheutuu lisää vaivaa, sillä muutetut säännöt tulee taas hyväksyä peräkkäisissä kokouksissa. Erityisesti ongelmia aiheutuu, jos yhdistys ei sääntömuutoksen jälkeen enää täytä AYY:n yhdistysohjesäännön asettamia ehtoja.

Jokaisen AYY:n yhdistysrekisteriin kuulvan yhdistyksen on toimitettava yhdistysilmoitus vuosittain maaliskuun loppuun mennessä  AYY:n TAHLO-järjestelmään. Yleensä yhdistysilmoituksen jättöaika on noin kuukausi maaliskuun alusta maaliskuun loppuun. Yhdistysilmoituksessa vaaditaan ainakin lista yhdistyksen hallituksen jäsenistä ja toimihenkilöistä, vapaamuotoinen toimintakertomus, toimintasuunnitelma, voimassa olevat säännöt ja hallituksen suora sähköpostiosoite sekä yhdistyksen jäsenmäärä ja tieto siitä, kuinka moni yhdistyksen jäsenistä on myös ylioppilaskunnan jäseniä.

Yhdistysilmoituksesta ja sen toimittamisesta tiedotetaan aina ennakkoon yhdistystiedotteessa.

Yhdistysrekisteriin liittämisestä päättää AYY:n hallitus.

Rekisteriin liittämistä haetaan seuraavien vaiheiden mukaisesti:

1. Täytä erillinen ilmoituslomake.
2. Odota lisäohjeita järjestösektorilta. HUOM! Tarkasta roskapostisi, sillä TAHLO-järjestelmän viestit saattavat jäädä filttereihin.
3. Täytä ohjeiden mukaisesti yhdistyksen tiedot TAHLO-järjestelmään ja/tai toimi muiden mahdollisten ohjeidenmukaisesti. Järjestelmään täytetään yhdistyksen perustiedot, rekisteritiedot, yhteystiedot, kielet, pankkitiedot ja hallituksen yhteystiedot, toimitilat sekä liitteisiin säännöt (kohtaan säännöt) sekä perustamiskirja ja kokouspöytäkirjat perustamiskokouksista (kohtaan muut liitteet yhtenä pdf-liitteenä).
4. Ilmoita annettujen ohjeiden mukaisesti järjestösektorille, kun kaikki pyydetyt tiedot on täytetty järjestelmään.
5. Järjestösektori käy läpi kaikki järjestelmään täytetyt tiedot liitteineen ja tarkastaa, täyttääkö yhdistys ylioppilaskunnan yhdistysrekisterin kelpoisuusvaatimukset joko ensimmäiseen tai toiseen luetteloon.
6. Mikäli kaikki on kunnossa, järjestösektori välittää hakemuksen liitteineen edelleen hallituksen käsittelyyn.

Seuraathan aina saamiasi ohjeita. Se tekee prosessista nopeamman kaikille!

Yhdistysrekisteriin liittämisessä voi vierähtää tovi riippuen järjestösektorin kiireisyydestä sekä esimerkiksi sääntöjen vaatimista korjauksista. Prosessin helpottamiseksi kannattaa ottaa yhteyttä järjestösektoriin jo ennen rekisteriin hakemista yhdistystä perustettaessa, jotta säännöt saadaan kerralla yhdistysohjesäännön mukaisiksi.

Yhdistys voi poistua AYY:n yhdistysrekisteristä milloin tahansa ilmoittamalla siitä kirjallisesti ylioppilaskunnan hallitukselle tai järjestösektorille.

Mikäli yhdistys ei enää täytä yhdistysohjesäännön vaatimuksia, se voidaan hallituksen päätöksellä poistaa rekisteristä kokonaan tai siirtää alempaan luetteloon. Hallitus voi poistaa yhdistyksen rekisteristä myös, jos se laiminlyö yhdistysilmoituksen toimittamisen kahtena peräkkäisenä vuonna.