Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä.

Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty

Hallitus edustaa yhdistystä.

Hallitus ajaa yhdistyksen jäsenten etua ja toteuttaa yhdistyksen sääntöjen määräämää yhdistyksen tarkoitusta.

Hallitus on velvollinen toteuttamaan toimintasuunnitelmaa ja talousarviota sekä muita yhdistyksen kokouksen päätöksiä. Hallituksella ei ole yleistä toimivaltaa yhdistyksen asioissa. Yhdistyksen ylin päättävä elin on yhdistyksen kokous, ellei säännöissä määrätä valtuutetuista kuten edustajistosta.
Hallitus toimii yhdistyksen lakimääräisenä edustajana ja sen on järjestettävä yhdistyksen toiminta ja talous asianmukaisesti eli valmisteltava talousarvio, päätettävä varallisuuden käytöstä (muista, että päätökset on tehtävä hallituksen kokouksissa ja merkittävä pöytäkirjaan), huolehdittava kirjanpidosta sekä allekirjoitettava tilinpäätös.

Toiminnan suunnittelu, organisointi ja raportointi on hallituksen vastuulla, joten sen on laadittava toimintasuunnitelma (ei kopioitava edellistä!), jaettava vastuuta yhdistyksen toiminnasta sekä laadittava vuosikertomus. Jälkimmäinen on suositeltavaa, vaikka se ei olisikaan yhdistyksen sääntöjen velvoittama tehtävä. Jatkuvuuden kannalta vuoden paketointi on usein hyvin merkityksellistä.

Hallituksen on toimeenpantava yhdistyksen kokousten päätökset. Mikäli toteuttaminen on delegoitu esimerkiksi toimikunnalle, hallituksella on valvontavastuu toimeenpanosta.

Hallituksen vastuulla on kaikki sellainen päätöksenteko, joista säännöt, työjärjestykset, ohjesäännöt ym. mahdolliset yhdistyksen toimintaa ohjaavat asiakirjat määräävät.

Ellei yhdistyksen säännöissä määrätä toisin, hallituksen vastuulla on jäsenten hyväksyminen. Hallituksen on siis tunnettava tarkkaan jäsenyyden ehdot ja huomioitava ne jokaisen jäsenhakemuksen kohdalla. Kaikki jäsenyyksiin liittyvät päätökset on merkittävä selkeästi kokouspöytäkirjaan. Jäsenhakemuksen hylkäämistä ei tarvitse perustella hakijalle.

Hallituksen on ylläpidettävä yhdistyksen jäsenluetteloa. Luetteloon on merkittävä vähintään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. (Yhdistyslaki 11 §) Tämän lisäksi AYY:n piirissä toimivilla yhdistyksillä on oltava tiedossaan, miten moni yhdistyksen jäsenistä on AYY:n jäseniä. Näin ollen tieto AYY:n jäsenyydestä on syytä merkitä jäsenluetteloon. Jäsenluettelo tulee pitää ajan tasalla, ja tämän voi varmistaa esimerkiksi sähköpostilistojen kautta lähetettävällä vuosittaisella yhteystietojenpäivityslomakkeella.

Hallituksen tai sen jäsenten tehtäviä ovat lisäksi

• nimenkirjoittaminen (tarkista yhdistyksen säännöistä!)
• yhdistysrekisteri-ilmoitukset PRH:lle
• muut ilmoitukset tarvittaessa: esim. kaupparekisteri, veroilmoitus, yhteistyötahot, AYY
• sopimusten ja oikeustoimien tekeminen
• lain ja sääntöjen noudattamisen valvonta
• sääntöjen erikseen määräämät muut tehtävät (esim. toimikunnan X perustaminen)

Jos sääntöjen mukaan nimenkirjoitusoikeus on mahdollista delegoida, tästä on aina kirjattava päätös pöytäkirjaan.

Hallitus ei saa päättää siitä, mistä yhdistyksen kokous päättää (Yhdistyslaki 23 § ja kts. myös yhdistyksen säännöt), eli

• sääntöjen muuttamisesta
• kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä
• yhdistyksen toiminnan kannalta muun huomattavan omaisuuden luovuttamisesta, ellei säännöissä määrätä, että hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.
• äänestys- tai vaalijärjestyksestä
• hallituksen tai sen jäsenen valitsemisesta tai erottamisesta (koskee myös hallituksen täydentämistä!)
• tilin- ja toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta
• tilinpäätöksen vahvistamisesta
• vastuuvapauden myöntämisestä
• yhdistyksen purkamisesta

Huomaa lisäksi ettei, yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksellä voida koskaan poiketa sääntöjen määräyksistä.

Hallituksen jäseniä koskevat seuraavat vastuut:

• Parlamentaarinen vastuu
  • Luottamuksen säilyttäminen
  • Hallitus tai sen jäsen on erotettavissa luottamuspulan vuoksi
  • Erottamisesta päättää valitseva taho eli yleensä yhdistyksen kokous (voi olla myös esim. edustajiston kokous)
• Moraalinen vastuu
  • Edistettevä ja toteutettava yhdistyksen etua ja tarkoitusta
  • Omat tavoitteet tai etu eivät saa vaikuttaa niiden ollessa ristiriidassa yhdistyksen tavoitteiden kanssa (esteellisyys)
  • Tiedotusvastuu
  • Perehtyminen sääntöihin ja ohjesääntöihin
• Rikosoikeudellinen vastuu
  • Yhdistyksen omaisuudenturvan loukkaaminen
  • Yhdistyksen muiden oikeuksien loukkaaminen
  • Jäsenelle vahingon aiheuttaminen tehtävien laiminlyönnin vuoksi
• Siviilioikeudellinen vastuu (Yhdistyslaki 39 §)
  • Hallituksen jäsen, yhdistyksen toimihenkilö ja toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle

Hallituksen jäsenen vastuut päätöksenteossa ja toiminnassa: huolellisuusvelvoite, aloitevelvollisuus, läsnäolovelvollisuus, puhevelvollisuus, korvausvelvollisuus. Katso myös taloudelliset vastuut.

Hallituksen ja sen jäsenen vastuu yhdistystä kohtaan voi syntyä esimerkiksi aiheuttamalla taloudellinen vahinko. Vahinko voi syntyä toimiessa, jolloin organisaatiokeskeisesti voi ajatella vastuun olevan hänellä, kenen tehtävästä on kyse. Hallituksella on kuitenkin laaja vastuu yhdessä. Erityisesti tämän takia on syytä muistaa, että vahinko voi olla tuottamuksellinen tai tahallinen, jolloin se voi johtua yhtälailla huolimattomuudesta kuin olla tietoisesti aiheutettu. Tuottamusvastuuseen voi joutua esimerkiksi, jos ottaa tehtävän hoitaakseen ilman edellytyksiä suoriutua siitä, laiminlyö verojen tai muiden maksujen maksamista tai ryhtyy toimiin, joille ei ole varattu määrärahoja. Useimmiten tavallinen huolellisuus ja asioihin perehtyminen riittää tilanteiden välttämiseksi. Hallituksen ja sen jäsenen vastuu yhdistyksen ulkopuolisia kohtaan ovat pitkälti samat kuin yhdistystä kohtaan. Korvausvelvollisuuden toteutuminen edellyttää yleensä kanteen nostamista.

Vastuuta poistavia asioita ovat muun muassa se, ettei ole korvattavaa vahinkoa, tahallisuutta tai huolimattomuutta. Tämän lisäksi eriävä mielipide kirjattuna pöytäkirjaan, poissaolo esteellisyyden takia tai tehtävän selkeä osoittaminen muulle kuin hallitukselle poistavat vastuuta. Vastuuvapauden myöntäminen yhdistyksen kokouksessa poistaa vastuun yhdistystä kohtaan eli ei esimerkiksi rikosoikeudellista vastuuta.

Yhdistyksen ja sen hallituksen toimintaa koskettavat aina seuraavista vähintään neljä ensimmäistä soveltuvin osin ja loput yhdistyksen toiminnasta riippuen. Myös muita toimintaa ohjaavia säädöksiä voi tulla esimerkiksi apurahoista.

1. Perustuslaki
2. Yhdistyslaki
3. Kirjanpitolaki, tilintarkastuslaki ja muut lait ja asetukset
4. Yhdistyksen säännöt
5. Äänestys- ja vaalijärjestys
6. Vaaliohjesääntö
7. Työjärjestys
8. Toimisääntö
9. Talousohjesääntö
10. Merkkiohjesäännöt

Nimi (pakollinen)

• Käytetään virallisissa yhteyksissä eli on erottava muista yhteisöistä.

Kotipaikka (pakollinen)

• Toiminnan pääasiallinen paikka eli kunta, jossa yhdistyksen kokoukset järjestetään; muussa tapauksessa jäsenien mahdollisuus osallistua kokouksiin on varmistettava.

Kieli

• Oletuksena suomi tai ruotsi (kaksikielisyys määriteltävissä).
• Virallisia hallintokieliä voivat olla ainoastaan suomi, ruotsi tai molemmat, mutta itse toiminnassa voi käyttää muutakin kieltä.
• Yhdistyksen virallinen kieli on se tai ne kielet, joilla yhdistyksen säännöt on rekisteröity PRH:lle.

Pakollinen

Yhdistyksen varsinaisen toiminnan on vastattava tarkoitusta ja toiminnan muotoja eli tarkoituksen toteuttamista käytännössä.

Yhdistys voi kuitenkin harjoittaa myös muunlaista toimintaa, kunhan se ei ole tarkoituksen ja varsinaisen toiminnan kanssa ristiriidassa eikä sitä suurempaa. Talouden kohdalla kannattaa kuitenkin olla tarkkana

Voidaan määritellä säännöissä esim.: ”Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi omistaa tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta, järjestää arpajaisia, myyjäisiä ja keräyksiä. Lisäksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentattuja varoja.”

Yleishyödyllisyys ja voittoa tavoittelemattomuus on käytävä ilmi tarkoituksesta, toiminnasta ja sen tukemisesta. Lue lisää yleishyödyllisyydestä.

Jäsenyyttä voi hakea kuka tahansa.

Hyväksymisestä päättää hallitus, jollei toisin määrätä. Kriteerit: jäsenehdot säännöissä ja yhdistyksen tarkoitus.

Hakemuksen hylkäämistä ei tarvitse perustella hakijalle. Voimassa on negatiivinen yhdistymisvapaus eli ketään ei voida liittää jäseneksi ilman hänen suostumusta, eikä vastaavasti jokaista hakijaa ole pakko hyväksyä jäseneksi.

Yhdistyksellä voi olla JOKO

• Yksi jäsenluokka = äänioikeus jokaisella jäsenellä; samat oikeudet ja velvollisuudet jokaisella jäsenellä

TAI

• Useita jäsenluokkia = äänioikeus on määriteltävä jäsenluokittain tai se on kaikilla; eri oikeudet ja velvollisuudet jäsenluokittain.

Jäsenluokkien sisällä ei voida tehdä minkäänlaisia erotteluja jäsenten oikeuksista ja velvollisuuksista. Kaikki saman jäsenluokan jäsenet ovat siis yhdenvertaisia keskenään.

Jäsenet eivät siirry automaattisesti ryhmästä toiseen jäsenyysehtojen mukaisesti eikä heitä voi ilman suostumusta siirtää (negatiivinen yhdistymisvapaus). Esimerkiksi, jos varsinaisen jäsenyyden ehtona on opiskelijastatus ja henkilö valmistuu, häntä ei voida siirtää alumnijäseneksi ilman hänen suostumustaan. Hänet voidaan kuitenkin erottaa, kun jäsenehdot eivät enää täyty.

Huomioithan, että AYY:n piirissä toimivissa ensimmäisen luettelon yhdistyksissä äänivaltaisista jäsenistä vähintään 60 %:n tulee olla AYY:n jäseniä AYY:n yhdistysohjesäännön mukaisesti.

Pakollinen

Määritetään sääntömääräisille jäsenryhmille sääntöjen mukaisesti (yleensä yhdistyksen kokouksessa).

Jäsenluokkien sisällä ei voida tehdä minkäänlaisia erotteluja maksuvelvollisuuksista (yhdenvertainen kohtelu).

Jäsen saa erota milloin tahansa kirjallisella ilmoituksella tai yhdistyksen kokouksessa.

Erottaa voidaan säännöissä mainitulla erottamisperusteella. Kuitenkin aina on oikeus erottamiseen, jos jäsen:

1. on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut;
2. on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä; tai
3. ei enää täytä laissa tai yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. (Yhdistyslaki 14 §)

Jäsenmaksun laiminlyöminen voi olla erottamisperusteena sääntöihin kirjattu. Erottamisesta päättää yhdistyksen kokous ellei säännöissä ole toisin määrätty. Erotettavalla on oikeus tulla kuulluksi päätöksestä, jos sen taustalla ei ole sääntömääräinen syy. Muista aina yhdenvertaisuus erottamisessa.

Pakollinen

Säännöistä on ilmettävä, milloin yhdistyksen hallitus ja toiminnantarkastajat valitaan, tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään. Kokouksia voi olla yksi tai useampi, joissa voidaan käsitellä vaaditut asiat. On myös ilmettävä, miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle.

Ylimääräiset yhdistyksen kokoukset: ”Yhdistyksen ylimääräinen kokous on pidettävä, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii.” (Yhdistyslaki 20 §)

Pakollinen

Hallituksen jäsenten lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi on määritettävä säännöissä.

• Vähintään kolme henkilöä: puheenjohtaja pakollinen, muita valitaan sääntöjen mukaan
• Voidaan määrätä erikseen hallituksen päätösvaltaisuudesta (oletus vähintään puolet)
  • Päätösvaltaan vaadittava puolet määritetään hallitukseen valittujen henkilöiden lukumäärästä
• Yhden vuosittaisen kokouksen mallissa hallituksen toimikaudeksi on määriteltävä vuosikokousten välinen aika

Puheenjohtajalla on nimenkirjoitusoikeus ellei säännöissä toisin määrätä

Voidaan määrätä, että oikeus yhdistyksen nimen kirjoittamiseen on lisäksi:

1. yhdellä tai useammalla hallituksen jäsenellä;
2. asemansa perusteella muulla henkilöllä; tai
3. henkilöllä, jolla on siihen hallituksen erikseen antama henkilökohtainen oikeus (Yhdistyslaki 36 §)

Pakollinen

Jos yhdistyksellä ei ole tilintarkastajia, on sillä oltava toiminnantarkastajat eli

• Vähintään yksi toiminnantarkastaja ja yksi varahenkilö hänelle
  • Kätevä tapa muotoilla on esim.: ”yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa” (PRH)

Pakollinen

Tilikausi on määriteltävä pp.kk.-pp.kk.

Jos hallituksen toimikautta ei määritellä erikseen, on se sama kuin yhdistyksen tilikausi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen on annettava toiminnantarkastajille viimeistään kuukautta ennen tilinpäätöksen vahvistavaa kokousta, ja toiminnantarkastajien tulee antaa hallitukselle kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen tätä kokousta. (Tilintarkastuslaki)

Pakollinen

Sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkautumisesta päätetään aina yhdistyksen kokouksessa sääntöjen määräämällä tavalla (vähintäänkin miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle). Päätökseen vaaditaan vähintään ¾ enemmistö annetuista äänistä (Yhdistyslaki 27 §).

Pakollinen

Purkautuminen tarkoittaa, että yhdistys lopettaa toimintansa vapaaehtoisesti ja omasta halustaan.

• Varat käytettävä sääntöjen määräämällä tavalla osana purkautumisen selvitysmenettelyä.
• Päätökseen vaaditaan yhdistyksen kokouksessa väh. ¾ äänienemmistö (Yhdistyslaki).

Yhdistys voidaan määrätä lakkautettavaksi; lakkauttamismääräyksen antaa viranomainen.

• Varat käytettävä sääntöjen määräämällä tavalla osana lakkauttamisen selvitysmenettelyä tai sen ollessa mahdotonta tai lain tai hyvien tapojen vastaista julistetaan ne menetetyksi valtiolle.